Każdy spotkał się z określeniem obieg dokumentów. Nie każdy jednak wie co to dokładnie oznacza. Na co się dzieli i co wchodzi w jego skład. Przybliżając to pojęcie będziemy mieli przejrzystość w obowiązkach dotyczących tego zagadnienia. Obieg dokumentów składa się z dwóch rodzajów dróg, którymi dokumenty są przekazywane. Jest to droga tradycyjna, czyli po prostu przekazywanie sobie dokumentów w formie papierowej oraz droga elektroniczna, czyli wysyłanie emaili, pobieranie plików z Internetu, wysyłanie do baz archiwum. Jakie elementy wchodzą więc w samo zagadnienie jakim jest obieg dokumentów. Składa się on więc z przyjęcia dokumentów przychodzących z zewnątrz, powstawania dokumentów wewnątrz firmy, rejestrowania i ewidencji dokumentów, pracy na dokumentach i przetwarzania ich, przekazywania poszczególnych dokumentów innym pracownikom, zapisywania kolejnych wersji dokumentów, monitorowania przepływu dokumentów i archiwizowania historii dokonywanych w nich zmian, przechowywania dokumentów, archiwizowania dokumentów oraz niszczenia dokumentów.
