Nie każdy pracownik ma świadomość, iż w jego zakładzie pracy istnieje tak zwany fundusz socjalny, który stanowią wszelkie środki pieniężne, jakie pracodawca odkłada na specjalnie przeznaczonym do tego celu rachunku oszczędnościowym. Pieniądze te są przeznaczone na pomoc dla pracowników, którzy jej potrzebują. Fundusz socjalny jest wymagany dla wszelkich zakładów budżetowych, jak również samorządowych i bez znaczenia jest tutaj liczba pracowników. W przypadku innych miejsc pracy, jego założenie jest wymagane przy zatrudnieniu co najmniej pięćdziesięciu pracowników, na pełen etat. Wielkość odkładanych środków jest dokładnie określona, a pochodzą one z odpisów, których przeznaczenie określa pracodawca. Jego działania są jednak regulowane przez ustawę o Zarządzaniu Funduszem Środków Socjalnych, która wyznacza między innymi możliwości wydatkowania zaoszczędzonych środków pieniężnych. Ze względu na to, iż dokument ten nie określa jednoznacznie, w jaki sposób fundusz socjalny może zostać wykorzystany, niejednokrotnie dochodzi do jego nieprawidłowego wydatkowania. Jest on przeznaczany jako wsparcie dla wszystkich pracowników lub tylko dla tych, którym potrzebna jest pomoc, ze względu na trudną sytuację finansową lub życiową. Fundusz socjalny wykorzystuje się między innymi na sfinansowanie lub dofinansowanie wyjazdów wakacyjnych pracowników lub ich dzieci. Stanowi on często również wsparcie dla osób, które padły ofiarą zdarzeń losowych, cierpią na choroby przewlekłe, bądź są opiekunami osób niepełnosprawnych, w tym dzieci. Fundusz socjalny jest przeznaczony dla rodzin wielodzietnych oraz opiekunów samotnie wychowujących dzieci. Pracodawcy wykorzystują również odłożone środki finansowe na wsparcie rozwoju fizycznego oraz umysłowego pracowników oraz ich pociech, poprzez wydawanie świadczeń sportowo-rekreacyjnych oraz naukowych. Fundusz socjalny wykorzystywany jest także do przygotowania paczek dla pracowników na święta, a w raz z namnażającymi się problemami z przedszkolami oraz żłobkami publicznymi wielu pracodawców decyduje się na utworzenie przyzakładowych oddziałów opieki nad dziećmi pracowników.
Fundusz socjalny nie może być wykorzystywany na stworzenie stołówki pracowniczej, a także na wypłatę pensji dla pracowników, którzy go obsługują. Środki te nie mogą być również wykorzystywane na zakup jakichkolwiek środków trwałych, dodatkową opiekę medyczną oraz szczepienia profilaktyczne. Pracodawca będzie musiał znaleźć również inne źródło finansowania zwrotów za dojazd pracowników do miejsca zatrudnienia, wyjazdów integracyjnych, wigilii firmowych, nagród, kwiatów oraz upominków okolicznościowych. Fundusz socjalny nie może zostać przeznaczony na doszkalanie pracowników, studia podyplomowe, a także premie oraz nagrody.
W ustawie o Zarządzaniu Funduszem Środków Socjalnych można znaleźć wytyczne, kogo pracodawca może wspomóc tego typu środkami. Dokument nakłada na pracodawcy obowiązek podzielenia posiadanych środków pomiędzy podwładnymi, przy czym wielkość zapomogi jaką otrzymają będzie uzależniona przede wszystkim od ich sytuacji materialnej, jak również zdrowotnej zarówno ich własnych jak i ich rodziny. Pod uwagę jest również brana wielkość rodziny pracownika, czyli ilość posiadanego potomstwa. W związku z powyższym ustawa nie dopuszcza, aby fundusz socjalny był przyznawany wszystkim pracownikom w takiej samej wysokości. Pracodawca nie może również wyznaczać wielkości przyznawanych środków na podstawie rodzaju umowy, jaka wiąże go z poszczególnymi pracownikami, jak również od wielkości etatu, stażu pracy oraz efektywności pracownika. Każdy zakład pracy powinien posiadać szczegółowo i precyzyjnie opracowany regulamin, w którym będą określone zasady przyznawania oraz sposób obliczania wysokości środków socjalnych.
Fundusz socjalny może zostać wypłacony osobom bezpośrednio zatrudnionym w zakładzie pracy, bez względu na ich wymiar czasu pracy, a także ich sytuację rodziną. Zapomoga przysługuje również osobom przebywającym na urlopie macierzyńskim oraz wychowawczym, jak również byłym pracownikom czyli emerytom i rencistom oraz ich rodzinom, będącym na ich utrzymaniu. Pracodawcy wypłacają również fundusz socjalny bliskim zmarłych pracowników oraz byłych pracowników. Należy pamiętać, iż pracownicy, którym zostało przyznane prawo do środków socjalnych, podczas ich przebywania na urlopach, zarówno wypoczynkowych jak i bezpłatnych, nie tracą tego przywileju. Fundusz socjalny obejmuje często również młodych pracowników, zatrudnionych na staż lub w celu przeprowadzenia ich szkolenia zawodowego, jak również osoby wykonujące prace chałupnicze, w domu.
Aby wykorzystać fundusz socjalny należy zgłosić się do osób odpowiedzialnych za jego prowadzenie w zakładzie pracy. Dysponują one bowiem regulaminem jego przyznawania, posiadają wiedzę o procesie analizowania oraz rozpatrywania wniosków, jak również posiadają druki wniosków.
Wysokość naliczanych środków jest uzależniona od średniej ilości pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie, przy uwzględnieniu wszystkich osób pracujących zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy. Liczba ta jest określana na początku roku i korygowana pod koniec grudnia. Fundusz socjalny oblicza się na podstawie średniego wynagrodzenia w państwie, obliczanego za dane półrocze. Ustawa o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych narzuca, iż pracodawca musi wpłacić środki do trzydziestego września, przy czym siedemdziesiąt pięć procent tej kwoty musi znaleźć się a rachunku oszczędnościowym do trzydziestego pierwszego maja. Istnieje możliwość wpłacenia środków socjalnych jednorazowo, na początku roku lub w comiesięcznych ratach.
W przypadku gdy pracodawca zatrudnia mniej niż pięćdziesięciu pracowników na pełen etat, lecz nie mniej niż dwudziestu pracowników, może on sam utworzyć fundusz socjalny, nawet jeżeli związek zawodowy nie wystosował takiej prośby. Natomiast pracodawcy, którzy zatrudniają więcej niż pięćdziesięciu pracowników nie mogą dopuścić się zaniechania zakładowego funduszu środków socjalnych.
